Klubbhåndbok

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

KLUBBHÅNDBOK

FOR

Drammen trekkhundklubb

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Klubbhåndboka er revidert: 5. april 2016.

 

Klubbinformasjon

 

Klubbnavn: Drammen trekkhundklubb

Stiftet: 30.11.1933

Idrett: Hundekjøring

Postadresse: c/o Roar Samuelsen, Elvestadveien 6, 3060 Svelvik

E postadresse: leder@drammenthk.no

Internettadresse: www.drammenthk.no

Organisasjonsnr: 993553794

Bankforbindelse: Den norske Bank

Bankkonto: 2200 23 05651

Medlem av: Norges idrettsforbund og olympiske og paralympiske komité

Tilknyttet: Norges Hundekjørerforbund, Buskerud idrettskrets, Drammen idrettsråd

Innledning

 

  • Klubbhåndboka skal svare på de viktigste spørsmålene om klubben og gjøre det enkelt å finne ut hva som gjelder internt i klubben. Den skal sikre at det er kontinuitet i det som bestemmes og gjøres.
  • Klubbhåndboka er laget av styret etter innspill fra utøvere og andre medlemmer i klubben. Håndboka er et arbeidsverktøy for alle medlemmer, utøvere, foreldre, styret og trenere i klubben vår.
  • Håndboka skal benyttes til å forstå og kommunisere hva som er viktig i vår klubb, hvilken klubb vi er, hva vi skal oppnå, hva vi tilbyr, og hvordan vi gjør ting.
  • Revisjon av håndbok/organsiasjonsplan: Håndboken revideres etter behov, minimum en gang i året og godkjennes av styret. Organisasjonsplan revideres en gang i året i forbindelse med årsmøtet. Styret er ansvarlig for revisjonen og legger hvert år frem endringer i organisasjonsplanen som egen sak på årsmøtet.

 

Klubbens historie

Drammen trekkhundklubb er en av landets eldste klubber. Klubben ble allerede startet i 1933. Som "odelsgutten blant NTKs barn" har alltid klubben markert seg innen vår idrett.

I mange år var DTK et forbilde både innen idrett og miljø. Under krigen var klubbens medlemmer med på mange forskjellige oppdrag, som frakt av mat og ammunisjon til "gutta på skauen".

Etter krigen ble klubbens medlemmer engasjert i ambulansekjøring og andre transportoppdrag i skogområdene både i Drammensmarka og Konnerudskogene. Mot slutten av 70-tallet og utover i 80-årene ble behovet for vaktordninger og transportoppdrag i de nære skogområdene mindre og klubben endret seg fra å være en tur- og ambulanseklubb til å bli rettet mer mot konkurranser. Med stort fokus på konkurranse og høy satsing mistet klubben mye av samholdet og medlemmene eierskapet til klubben. Utover i 1990-årene lå klubben med brukket rygg. Ved årtusenskiftet ble det satt i gang en gjenoppplivingsaksjon for klubben. Denne ble svært vellykket, på få år har klubben igjen blitt aktiv og solid igjen. Klubbens medlemmer har markert seg både nasjonalt og internasjonalt de siste årene. DTK er nå en fin blanding av friluftsinteresserte medlemmer og konkurransekjørere med høye ambisjoner, alle med den samme interessen for å holde på med hund.

 

Verdier

Drammen trekkhundklubb baserer sin aktivitet på felles vedtatte aktivitetsverdier for norsk idrett:

Idrettsglede, fellesskap, helse og ærlighet.

Klubben vår drives etter idrettens organisasjonsverdier: Frivillighet, demokrati, lojalitet og likeverd.

Ut fra fellesverdiene i norsk idrett, har Drammen trekkhundklubb tydeliggjort hva som skal prege oss og klubben vår. Verdiene beskriver hvordan vi er og hvordan vi vil bli.

Verdiene skal hjelpe oss til

  • å skape et godt klubbmiljø, der vi tar godt vare på hverandre
  • å skape gode holdninger, som fører til et godt treningsklima
  • å være en klubb som er kjent for godt samarbeid og god oppførsel
  • å fremstå slik klubben ønsker i alle sammenhenger
  • å bli tydelige, få frem det som skiller oss fra andre, og klargjøre vår spesielle identitet

 

 

 

 

Organisasjon

I denne delen av håndboka beskriver vi hvordan klubben er organisert.

 

Organisasjonsplan

Her er en lenke til Organisasjonsplan

 

Årsmøtet

Årsmøtet er klubbens høyeste myndighet og avholdes hvert år i mars. Årsmøtets oppgaver er nærmere beskrevet i klubbens lov. Der fremgår det også hvordan årsmøtet skal innkalles.

For å ha stemmerett og være valgbar må et medlem ha fylt 15 år, vært medlem i klubben i minst én måned og ha betalt kontingent.

Innkalling til årsmøtet annonseres på klubbens hjemmeside.

Årsmøtet legger grunnlaget for klubbens virksomhet og styrets arbeid. Alle som ønsker å være med på å bestemme hva klubben skal gjøre, og hvordan den skal drives, bør delta på årsmøtet. Protokollen fra årsmøtet bør legges ut på klubbens hjemmeside.

 

Sjekkliste for årsmøtet

Mal for innkalling til årsmøtet

Mal for årsberetning til årsmøtet

Mal for protokoll for årsmøtet

Mal for revisorers beretning

 

Protokoll fra årsmøtet i 2018

Protokoll fra årsmøtet i 2017

Protokoll fra årsmøtet i 2016

Protokoll fra årsmøtet i 2015

Protokoll fra årsmøtet i 2014

Protokoll fra årsmøtet i 2013

Protokoll fra årsmøtet i 2009

Protokoll fra årsmøtet i 2008

Protokoll fra årsmøtet i 2007

Protokoll fra årsmøtet i 2006

Protokoll fra årsmøtet i 2005

 

 

Styret

Styret er klubbens høyeste myndighet mellom årsmøtene. Noen saker kan ikke styrebehandles, men må behandles av årsmøtet. Det gjelder saker som fremgår av «Årsmøtets oppgaver», og saker som er av ekstraordinær karakter eller av betydelig omfang i forhold til klubbens størrelse og virksomhet. Dersom styret er i tvil, bør saken opp på årsmøtet.

Lovpålagte oppgaver for styret:

  • Sette i verk årsmøtets og overordnede organisasjonsledds regelverk og vedtak
  • Påse at idrettslagets midler brukes og forvaltes på en forsvarlig måte, i samsvar med de vedtakene som er fattet på årsmøtet eller i et overordnet organisasjonsledd, og sørge for at idrettslaget har en tilfredsstillende organisering av regnskaps- og budsjettfunksjonen og en forsvarlig økonomistyring
  • Etter behov oppnevne komiteer, utvalg eller personer for spesielle oppgaver og utarbeide mandat/instruks for deres funksjon
  • Representere idrettslaget utad
  • Oppnevne en som er ansvarlig for politiattester

 

Andre viktige oppgaver:

  • Planlegge og ivareta lagets totale drift, herunder mål- og strategiarbeid, budsjett og regnskap
  • Påse at idrettens retningslinjer for aktiviteten i idrettslaget blir fulgt
  • Stå for idrettslagets daglige ledelse
  • Legge frem innstilling til årsmøtet på kandidater til valgkomité
  • Oppnevne to personer som i fellesskap skal disponere idrettslagets konti, og sørge for at de er dekket av underslagsforsikring
  • Lage årsberetning fra styret til årsmøtet
  • Oppdatering av klubbhåndboka

 

Styremedlemmene kan velges til spesifikke oppgaver som kasserer eller sekretær på årsmøtet, eller styret kan selv fordele oppgavene. Fordelingen av oppgaver for de enkelte styremedlemmer:

 

Leder

  • Mål- og strategiarbeidet i klubben
  • Er klubbens ansikt utad og klubbens representant i møter og forhandlinger
  • Står for klubbens daglige ledelse, og koordinerer styrets og klubbens totale aktivitet
  • Innkaller til styremøter, forbereder saker og leder møtene
  • Idrettsregistreringen (overføres til sekretær?)

 

Nestleder

  • Er stedfortreder for lederen
  • Ellers definerte oppgaver, på samme måte som et ordinært styremedlem

 

Sekretær

  • Føre protokoll fra alle styremøter og referat fra medlemsmøter
  • Ta seg av inngående og utgående post, og eventuell arkivering (pt overført til kasserer)
  • Lage møteplan sammen med hele styret og distribuere den til alle styremedlemmer
  • Lage oversikt over idrettslagets tillitsvalgte
  • Oppdatere idrettslagets hjemmeside (inntil videre overlatt til Ivar Grønn)
  • Oppdatere medlemsregisteret og sørge for at Idrettsregistreringen blir gjort inen tidsfristen.
  • Protokollen fra årsmøtet sendes til idrettrådet i kommune, og de særkretser idrettslaget er tilsluttet. Protokollen kan legges ut på idrettslagets internettsider
  • Ellers definerte oppgaver, på samme måte som et ordinært styremedlem

 

Kassererer

  • Føre regnskapet for klubben og sørge for at revisor(ene) får det til revisjon i god tid før årsmøtet.
  • Sette opp forslag til budsjett sammen med resten av styret.
  • Ellers definerte oppgaver, på samme måte som et ordinært styremedlem
  • Ta seg av inngående post i samarbeide med sekretær

 

Styrets arbeid

Kort beskrivelse av hvordan styret arbeider:

  • Det avholdes styremøter etter behov, eller når et styremedlem ønsker det. Det skal alltid avholdes et styremøte rett etter årsmøtet for konstituering av det nye styret. Det må også avholdes styremøte i forkant av årsmøtet for å forberede årsmøtesakene.
  • Møtene avholdes på klubbhytta ved Stegla eller på annet egnet sted hvis ønskelig.
  • Styret er vedtaksført når et flertall av styrets medlemmer er til stede. Vedtak fattes med flertall av de avgitte stemmene. Ved stemmelikhet er møtelederens stemme avgjørende. Styremedlemmene plikter å respektere et styrevedtak, selv om det er fattet mot vedkommendes egen stemme.

 

Styremøter kan avholdes per e post eller per telefon, se lovnorm § 10. Det skal alltid føres protokoll fra styremøtene.

 

Hvert styremøte bør innledningsvis starte med spørsmål om det foreligger mulig inhabilitet i noen av sakene, og behandlingen av inhabilitet skal alltid protokolleres. Om inhabilitet, se lovnorm § 9.

 

 

Mal for innkalling til styremøte

Mal for protokoll fra styremøte

 

Utvalg/komiteer

Mandat og oppgaver for utvalg/komiteer som er lovpålagte, går frem av klubbens lov. Det gjelder valgkomité og valgt revisor.

For de styreoppnevnte utvalgene bør ansvar og hovedoppgaver for utvalgene beskrives av styret selv når styret vedtar å opprette utvalgene. Slik blir det lett å finne ut hva de tillitsvalgte i komiteer og utvalg kan og skal gjøre. Beskrivelsen bør inneholde hvordan utvalget/komiteen er bygd opp, og hvilket mandat og hvilke oppgaver utvalget/komiteen har.

Aktuelle styreoppnevnte funksjoner/utvalg:

  • Valgkomite
  • Hyttesjef
  • Materialforvalter

 

 

 

Sjekkliste for revisorer

Retningslinjer for valgkomiteen

Retningslinjer for hyttesjef (vil bli implementert senere)

Retningslinjer for materialforvalter (vil bli implementert senere)

 

Klubbens lov

Klubben skal ha en egen lov. Loven skal være basert på lovnorm for idrettslag, som finnes på NIFs hjemmeside. Lovnormen er ufravikelig og inneholder et minimum av det idrettslaget må ha i sin egen lov. Klubben kan vedta tillegg til loven, men tilleggene må ikke være i strid med lovnormen. Alle lovendringer må vedtas av årsmøtet og godkjennes av idrettskretsen.

 

Klubbens lover

 

Medlemskap

Ved innmelding bør medlemmene fylle ut et skjema med navn, fødselsdato, adresse, e postadresse og telefonnummer. Navn og kontaktinformasjon til foresatte bør oppgis. Alle medlemmer har en egen personlig idrettsside på Min Idrett. Denne personlige siden må hvert enkelt medlem aktivere før den kan brukes. Her kan du som medlem, utøver, tillitsvalgt eller administrativt ansatt melde deg på arrangementer og kurs, endre dine egne personopplysninger, finne informasjon knyttet til lisensinnbetaling, dine kommende aktiviteter og andre funksjoner og tjenester som kan være aktuelle og interessante for deg.

Når man vil bli medlem i en klubb, kan man ikke ha uoppgjorte regninger hos en annen klubb. Alle som har betalt medlemskontingent i klubben, er medlemmer. Medlemskapet regnes fra den dagen kontingenten er betalt.

 

Medlemskapet i idrettslaget kan opphøre ved utmelding, strykning eller eksklusjon. En utmelding skal skje skriftlig og får virkning når den er mottatt. Et medlem som skylder kontingent for mer enn ett år, kan strykes, og da kan ikke medlemmet tas opp igjen før den skyldige kontingenten er betalt. Hvis medlemmet skylder kontingent etter forfalt to års kontingent, skal medlemskapet bringes til opphør ved strykning fra idrettslagets side. Dersom idrettslaget vurderer ekskludering av et medlem, må det ta kontakt med idrettskretsen. Der finnes egne prosedyrer for ekskludering.

 

Link til innmeldingsskjema

 

Medlemskontingent

Medlemskontingent for enkeltmedlem er kr. 300,- pr. år. For familiemedlemskap: kr. 400,-

Medlemskontingenten fastsettes av årsmøtet og betales forskuddsvis. Familiekontingent i klubben er som en rabattordning. Det er ikke et felles medlemskap for hele familien, men et eget medlemskap for hvert enkelt familiemedlem. Alle skal registreres med navn, fødselsdato, adresse og e postadresse, siden revisoren skal kontrollere medlemslistene mot regnskapet.

 

 

Startkontingenter – deltakeravgifter

Deltakelse i konkurranser krever startkontingent. I individuelle idretter er det som oftest slik at startkontingenten påløper for hver konkurranse. Klubben sponser alle deltakeravgifter med 25%. Begrensning: Inntil kr. 2.000 pr. kjører pr. sesong. Hver kjører må sørge for å få kvittering for påmeldingsavgiftene og legge de frem for kasserer for refusjon.

 

Klubbens aktivitetstilbud

 

Klubbens medlemmer deltar på konkurranser innen hundekjøring som "nordisk stil" og "sledehund". Det er ingen organiserte fellestreninger, men mange av medlemmene trener på barmark og på snø når den kommer, på skogsbilveinett i Øvre og Nedre Eiker, Sande og Lier. Enkete av medlemmene oppsøker også tidlige snøforhold i høyereliggende strøk.

 

Aktivitetsplan/terminliste

Klubben har ikke en egen terminliste, men vi støtter oss til terminlisten til Norges Hundekjørerforbund som blir oppdatert med innbydelser til alle aktuelle løp i Norge.

Terminliste

 

Klubbens arrangementer

Klubben arrangerer årlig et barmarksløp på Drammen travbane. (Drammen Grand Prix Hund) Løpet blir arrangert i slutten av september eller i oktober, berorende på når travbanen er ledig. I de senere år har det vært styret som har stått bak arrangementet sammen med mange frivillige medhjelpere. Det er ikke nedfelt noe skriftlig om hvordan løpet arrangeres.

Klubben deltar hvert år i arrangementet "Det lille ridderrennet" på Konnerud som arrangeres av Konnerud Lions og Konnerud IL Vi stiller normalt med 3 spann (6-spann) for å kjøre handikappet ungdom. Det er av stor viktighet å være synlige på et slik arrangement for å vise frem hvilke verdier vi står for.

 

 

Klubbdrift

I denne delen av klubbhåndboka beskriver vi hvordan vi skal arbeide for å oppnå en velfungerende drift av klubben.

 

Kalender

Årshjul med frister for de viktigste aktiviteter gjennom året.

 

Medlemshåndtering

Klubben benytter KlubbAdmin, som er et elektronisk medlemssystem. Vi sender elektroniske betalingskrav til medlemmene, noe som gir enklere oversikt over utsendelser og rimeligere innkreving av kontingenter.

KlubbAdmin er gratis for idrettslag, og det er integrert med idrettens øvrige systemer. Via Min idrett kan medlemmene selv utføre innmelding/utmelding på en enkel måte.

 

Dugnad og frivillig arbeid

I norsk idrett er det ikke lov å tvinge noen til å delta på dugnad. Idrettslagene kan oppfordre medlemmer og foreldre om å stille opp på dugnad, men deltakelsen må være basert på frivillighet. Idrettslaget kan beslutte at medlemmer som deltar på dugnad får en rimelig reduksjon i kontingenten og/eller avgift som reflekterer andelen av de totale kostnadene.

Medlemmene bør vite hva klubben har tenkt å gjennomføre ved hjelp av dugnad. For å få dugnadsordninger til å fungere er det viktig at medlemmene får en forståelse av hvorfor det er viktig at dugnaden blir gjennomført.

 

Idrettslaget drives i hovedsak av frivillige. Det vil si at foreldre og foresatte, søsken og andre stiller opp uten å motta lønn. Denne ubetalte innsatsen bidrar til at idrettslaget har gode aktivitetstilbud og blir et godt sted å være. Det er mange oppgaver som skal løses i klubben, blant annet rydding og vask av klubbhutta, parkeringsvakt under turneringer, kjøring til og fra kamper og kiosksalg. Dette frivillige arbeidet som kommer idrettslaget og medlemmene til gode, kalles «dugnad». Dugnadsarbeid gir mange gode opplevelser og en følelse av å bidra til fellesskapet. Din innsats blir satt stor pris på!

 

 

 

Klubbens antidopingarbeid

Klubben og medlemmene er omfattet av idrettens bestemmelser om doping. Klubben tar aktivt avstand fra all bruk av dopingmidler. Dettte gjelder både utøvere og deres hunder. Klubben kan bruke Antidoping Norge i arbeidet mot doping.

 

Informasjon om rent idrettslag fra Antidoping Norge

 

 

Økonomi

Det er styret som har det overordnede økonomiske ansvaret for klubbens økonomi. Det innebærer at styret har ansvar for at

 

  • klubbens midler brukes og forvaltes på en forsiktig måte
  • klubben har en tilfredsstillende organisering av regnskaps- og budsjettfunksjonen
  • klubben har en forsvarlig økonomistyring

 

Styret kan delegere oppgaver knyttet til den daglige oppfølgingen av økonomien til klubbens daglige leder. Den daglige lederen kan delegere arbeidsoppgaver knyttet til den løpende bilagsføringen og ajourhold av regnskapet til kassereren.

 

Styrets oppgaver knyttet til regnskap og økonomi:

 

  • Styret skal sikre at det er en forsvarlig ansvarsdeling knyttet til regnskap og økonomistyring. Det skal utarbeides en fullmakts matrise og en tydelig rolleavklaring.
  • Styret skal utarbeide et realistisk budsjett.
  • Styret skal sikre at regnskapet føres fortløpende.
  • Styret skal sikre at klubben har en egen bankkonto.
  • Styret skal påse at det kreves to signaturer i banken.
  • Styret skal påse at klubben har tegnet underslagsforsikring.
  • Styret skal påse at klubben har valgt revisorer.

 

 

Forsikringer

Lisensordningen ble vedtatt av Forbundstinget i 1982, med seneste endring på tinget i 2013. Lisensen gjelder fra betalt dato til påfølgende 30. april.

Ulykkesforsikring er inkludert i lisensavgiften, og gjelder for den perioden lisensen gjelder.

Lisensåret er lik sesong og er definert fra 1. mai til 30. april.

 

Idretts-/ulykkesforsikringen løper i If Skadeforsikring.

 

Forsikringen gjelder:

– Under trening og konkurranser i regi av klubb/forbund, eller når trener/leder kan dokumentere at skade er skjedd under trening som inngår i planmessig treningsprogram.

– Under reise til og fra konkurranse, samt under direkte reiser til og fra organisert trening.

 

Klubben skal tegne en underslagsforsikring for de to personene som disponerer klubbens konto.

 

•Er det tegnet en klubbforsikring, eller har klubben forsikret andre eiendeler eller anlegg?

•Har klubben behov for andre forsikringer?

 

 

Klubbens utstyr

Det jobbes med å skaffe oversikt over klubbens eiendeler. Det vil også fremgå av instruks til materialforvalter hvor dette utstyret skal oppbevares og retningslinjer for evt utlån til klubbens medlemmer.

 

Steglebu kan leies for kortere opphold når den ikke er i bruk til klubbens arrangementer. Hyttesjef kontaktes for avtale. Pris pr. døgn avgjøres av styret og innlemmes i instruks til hyttesjef.

 

Maler for klubb

 

Årshjul med faste oppgaver i klubben

Sjekkliste årsmøter

Innkalling til årsmøte

Saksliste og saksdokumenter til årsmøte

Årsberetning til årsmøte

Protokoll fra årsmøte

Innkalling til styremøte

Protokoll fra styremøte

Økonomihåndbok - under utarbeidelse

 

 

 

Eksempler på retningslinjer i klubben:

 

Retningslinjer valgkomité

Retningslinjer skikk og bruk e post

Retningslinjer for hyttesjef (vil bli implementert senere)

Retningslinjer for materialforvalter (vil bli implementert senere)

 

 

 

Copyright © All Rights Reserved